Setzt eine Schule ein Programm ein, in dem Namen aus der Klasse vorkommen können, braucht sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Für ClassHelper fordern Sie ihn über die Seite für Schulen an.

Den Vertrag anfordern

1. Öffnen Sie die Seite für Schulen und fordern Sie den AV-Vertrag an.
2. Geben Sie ihn an die Schulleitung und die Datenschutzbeauftragte weiter.
3. Tragen Sie die Angaben der Schule ein: Name, Anschrift, vertretungsberechtigte Person.
4. Senden Sie den gegengezeichneten Vertrag zurück; die Anschrift steht im Dokument.

Fordern Sie ihn gleich mit dem Angebot für die Schullizenz an. Beides zusammen geht in einem Durchgang durch die Gremien, getrennt in zweien.

Was im Vertrag geregelt ist

1. Gegenstand und Dauer: welche Verarbeitung im Auftrag geschieht und wie lange.
2. Art der Daten und Kreis der Betroffenen: welche Felder Namen enthalten können und wer davon betroffen ist.
3. Technische und organisatorische Maßnahmen: Serverstandort, Zugriffsschutz, Löschung.
4. Unterauftragsverhältnisse: wer außer uns beteiligt ist, mit Land und Rechtsgrundlage.

Zum letzten Punkt gehört die Zahlungsabwicklung. Die Trennung ist hier der entscheidende Satz: Abrechnungsdaten und Unterrichtsdaten laufen getrennt, und nur die Abrechnungsdaten gehen an den Zahlungsdienstleister. Ebenfalls in der Liste steht Cloudflare, über dessen Netz die Seite ausgeliefert wird. Nachzulesen unter was auf dem Gerät gespeichert wird.

Was die Datenschutzbeauftragte zusätzlich braucht

1. Die Datenschutzerklärung mit der Tabelle der Dienstleister: Anbieter, Zweck, Datenkategorien, Land, Rechtsgrundlage, Vertrag, Speicherfrist.
2. Die Auskunft, dass die Tafel ohne Anmeldung läuft und Unterrichtsdaten im Browser des Geräts bleiben.
3. Den Hinweis auf die Datensparsamkeit der Namenslisten: Kürzel statt vollständiger Namen, siehe Namenslisten datensparsam anlegen.
4. Bei Bedarf eine Beschreibung des Serverstandorts: Server in Deutschland.

Viele Schulen führen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Die vier Punkte oben liefern die Angaben, die dort hineingehören. Planen Sie für den Durchlauf durch Schulleitung, Datenschutzbeauftragte und gegebenenfalls den Träger einige Wochen ein — das ist der längere Teil des Weges, nicht das Ausfüllen selbst.

Kurz gesagt

Den AV-Vertrag fordern Sie über die Seite für Schulen an; wir senden ihn unterschriftsreif zu. Ausgefüllt, gegengezeichnet, zurückgesendet — fertig. Datenschutzerklärung und Dienstleistertabelle gehören für die Datenschutzbeauftragte dazu.

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